Ekonomiskt ansvarstagande - allas ansvar?!

I alla organisationer är en god ekonomi viktigt för att kunna genomföra uppdraget. Hur får man då ekonomiskt ansvarstagande i en organisation där mycket av makten är delegerat till de enskilda medarbetarna? 

Jag tror att det handlar om att:
* göra ekonomin till vars och ens ansvar
* göra ekonomin gemensam 
* göra ekonomin tillgänglig
* göra ekonomin förståelig
* göra ekonomin viktig

Det är fina ord som nog alla kan stämma in i, så vad skulle då dessa ord kunna betyda i praktiken? 

Den första punkten handlar om att göra ekonomin till vars och ens ansvar. Jag tror att det skulle kunna handla om att sätta upp några principer för väsentliga ekonomiska beslut, i vårt fall att dra på oss kostnader. Kanske kan dessa riktlinjer vara rimliga: 

Vi behöver tjänster och produkter för att driva en kvalitativ verksamhet. De kostnaderna vi tar ska vara försvarbara som rimliga inför kollegor och givare. Finansiering av kostnader följer följande steg:

1, få någon annan att betala för att ge oss det vi behöver

2, få någon att ge oss det vi behöver

3, få någon att ge oss en stor rabatt

4, köpa det vi behöver till normalt pris

Vem får du fatta ekonomiska beslut? Här är det nog samma princip som ska gälla, de som är berörda ska vara med och fatta beslutet, vi gör ekonomin gemensam. Små kostnader, till exempel att bjuda en utsatt ungdom på kaffe på McD, måste rimligen kunna beslutas av den enskilde kontaktpersonen. Kostnader inom en verksamhet av liten eller mellanstor art torde vara något som arbetslaget kan bestämma. Större kostnader eller kostnader som kan röra upp känslor påverkar alla och då ska alla vara med och fatta beslutet.

För att var och en ska kunna stå upp för de fattade besluten och söka information bör nog all ekonomisk information vara tillgänglig för de som förväntas ta ansvar för den. Fri tillgång till siffrorna gör att vi kan ställa varandra till svars för kostnaderna. 

Men det är inte alla som vill eller klarar att själva gå in i bokföringen och kolla upp och skapa sig en bild av hur det går. Varje organisation bör söka några få ekonomiska nyckeltal som snabb skapar förståelse för hur det ekonomiska läget är i organisationen. Dessa förklaras för alla och kommuniceras regelbundet. I vårt fall skulle det kunna vara kassaflöde och antalet månadsgivare. Kassaflöde beskriver om vi klarar av att betala vår kostnader varje månad med de inkomster vi har. Ett positivt kassaflöde över tid ger utrymme för nya åtaganden, ett negativt signalerar att vi behöver sänka kostnaderna på ena eller andra sättet. Månadsgivare är en signal på hur vår viktigaste långsiktiga finansiering fungerar - gåvorna från västeråsare. 

Att göra ekonomin viktig för alla tror jag är helt avgörande i en insamlingsorganisation som vi är. Jag funderar på sätt där vi kan låta våra verksamhetsmässiga ambitioner bli direkt länkade till ekonomisk stabilitet och långsiktighet. Det skulle kunna handla om att vi inte utökar med någon fast tjänst förrän kassaflödet har varit stabilt över noll under 12 månader. Eller att länka ny verksamhet till nivån på månadsgivare, inte förrän vi har ökat med ett visst antal månadsgivare får vi sätta igång med verksamhet som vi vill genomföra. 

Om vi lyckas med konststycket att få alla intresserade av och engagerade i ekonomin, får vi de bästa förutsättningarna för att allt bättre och mer hjälpa utsatta västeråsare.